職場信件潛規則！　踩到「六大地雷」讓專業度大扣分

▲職場上經常需要使用電子郵件進行內外部聯繫。（圖／Unsplash）

記者洪菱鞠／綜合報導

在職場中，電子郵件可說是不可或缺的溝通工具，但許多小細節若稍有不慎，就可能導致訊息傳遞不清、影響工作效率，甚至讓專業度大打折扣。《Social Lab社羣實驗室》透過《OpView社羣口碑資料庫》追蹤近一年「職場信件地雷」話題的網路聲量表現，列出網友熱議職場信件易犯的6大錯誤。

從網路聲量觀察發現，職場信件的NG行爲中，最令網友詬病的是「寄信時間不恰當」，就有人分享同事習慣在假日或深夜發送工作郵件，即使以「不好意思假日打擾了」作爲開頭，也無法減少對收件者的干擾，直說「是覺得破壞別人的假期很快樂嗎？」、「不太理解爲何有人要星期日傳訊息，交待別人明天要處理的工作」。對此，其他人建議善用郵件排程功能，表示「發email也會設定週一上班時間」，以免影響同事的休息時間。

▲下班時間收到email，或是內容沒有重點、缺乏排版，都被認爲是NG行爲。（圖／Social Lab社羣實驗室提供）

其次是「內容冗長、缺乏重點」，不少網友普遍認爲這樣的信件不易閱讀，且會導致溝通效率下降。有網友表示自己使用手機看email的比例越來越高，「長篇落落長的內容很容易讓人感到疲勞」、「一次讀一大段文字很吃力」，這類討論也引起認同「適當分段」可以增加易讀性，建議「每個段落的開頭清晰說明該段的重點」、「斷行很重要」，適當使用粗體或斜體標註關鍵字，有助於收件者快速掌握重要訊息；不過，也有人提醒「若通篇標一堆重點，那整篇都沒有重點了」。

「寫錯收件者姓名」同樣被視爲應避免的疏失。許多網友分享自己收到寫錯姓名的郵件經驗，認爲這不僅顯得不專業，也可能影響合作關係，直言「把對方名字打對應該是非常基本的事纔對 」。一些常見錯誤包括拼寫錯誤、誤植對方姓名，甚至直接使用錯誤的稱謂。部分網友點出，在回覆郵件時，直接複製對方簽名檔中的姓名可以有效避免此類問題，這些細節雖然看似微不足道，卻可能影響收件者對發信人的印象，進而削弱工作上的互動與信任感。