疫情升溫如何讓遠距辦公有效率 Google分享6大密技
新冠肺炎疫情升溫，如何讓團隊在遠端辦公也能保持效率？Google 分享六大密技。(達志影像／shutterstock提供)
因應近日新冠肺炎(COVID-19)疫情升溫，遠距工作需求增加，Google 整理了許多遠距工作的相關工具與資源，希望協助社會大衆，無論是個人或企業都能維持工作效率、確保營運順暢。無論是你自己或是團隊有此需要，都可以參考相關工具的使用技巧與建議。
爲了提升企業員工遠端工作的效率，並且讓團隊協同合作時更爲順利，Google 提供一系列遠距工作的實用工具與資源，日前也宣佈至 7 月1 日前使用 G Suite 和 G Suite 教育版的機構將可免費使用進階的 Hangouts Meet 視訊會議功能，包含支援更大型的視訊會議、提供直播功能以及錄製會議功能，讓企業趁疫情期間加速數位轉型。
爲了創造友善又安全的遠距辦公環境，Google Cloud 臺灣總經理邵光華建議，企業IT人員可先將受管理的裝置設定合適的存取政策，讓員工在辦公室以外的地方也能存取相關資料，並提供遠端支援服務及管理裝置，以及易於操作且能保持工作效率的數位工具，像是視訊會議、即時通訊、電子郵件和共用文件等。推動遠距辦公的過程中，企業管理者可從分析使用趨勢掌握數位工具使用狀況，並鼓勵分享成功經驗讓更多員工效仿。
除此之外，Google 建議企業建立遠距辦公制度，確保員工工作更順暢並維繫團隊關係。其中包含(1)每天開會，讓同事間保持聯絡：在家工作容易與世隔絕，視訊會議露面、分享相關內容，並提出問題，可讓大家保持互動。如果因時區問題導致無法全員參加會議，也可以在確認參與者同意錄影的情況下，錄下會議過程。(2)分享目標並按時更新進度：運用聊天羣組或共享文件，紀錄工作進展讓團隊彼此掌握並密切注意追蹤項目，也可以架設內部網站，將重要資訊與資源整合到團隊的資訊中樞。(3)繼續保持良好的職場禮儀：需要聯繫團隊時先詢問是否方便說話，並先檢查日曆活動再安排會議時間，以免發生時間衝突。
二、有效善用數位工具
遠距工作時最大的挑戰之一就是團隊成員分散各地，無法即時溝通和給予回饋，對於檔案管理與專案管理均造成挑戰。企業需要熟悉供團隊協作的數位工具及實務應用，建立一套制度後進行教育訓練，讓遠距辦公能有效推展。
1.事先建立團隊羣組，以便保持聯絡。備妥所有團隊成員的電子郵件名單供團隊快速分享資訊，併爲不同專案設定不同羣組名單，避免遺漏團隊成員信箱；善用聊天室功能將能加速團隊討論。
2.透過建立團隊的共用雲端硬碟，可隨時隨地透過手邊的裝置儲存、搜尋及存取檔案。
3.檢查重要文件的分享權限，方便團隊成員協作。Google 文件的共同編輯功能讓團隊能在線上即時共同編輯文件、試算表、簡報或表單，提高團隊工作效率，使用建議操作和註解功能等輔助說明，更可讓團隊迅速瞭解調整需求或原因。
4.Google 協作平臺可讓團隊不需 IT 人員協助也能建立起專屬的內部網站，協作平臺可讓團隊公告最新資訊、展示小組作業成果，還能輕鬆存取 G Suite 的所有內容，無論是相關的雲端硬碟資料夾、文件還是共用日曆，都能整合在網站上，讓團隊成員可以快速存取所需資料，確認最新事項。
5.團隊成員分散各地，提前安排會議可透過建立 Google 日曆活動，並將相關附件提供給邀請對象，讓同事保留時間並及早準備會議資料；此外，建立日曆邀請時可同時設定視訊會議連結，並夾帶 Google 文件，會議參與者加入視訊會議後也能線上編輯會議紀錄，確保團隊資訊同步。
三、提升視訊會議效率
妥善運用工具，加強視訊會議效率。遠端連線會議時，呈現與會人員及簡報畫面能加強會議溝通的效率，Hangouts Meet 可以將簡報、文件和其他檔案顯示在所有人的主畫面上，確認大家都看到相同內容，以及錄製會議過程，使用者可將錄下來的影片存放在 Google 雲端硬碟，會後將影片分享給無法參與的人員，讓他們會後也能快速瞭解進度。